Γνωρίστε τη βιντεο-συνέντευξη KIRA TALENT

Ο Ρόλος της Συνέντευξης στη Διαδικασία Επιλογής

Η Διαδικασία Επιλογής

Η συνέντευξη αποτελεί σημαντικότατο μέρος της διαδικασίας ανταγωνιστικής επιλογής υποψηφίων. Αρχικά, ο υποψήφιος ελέγχεται για τη κάλυψη των απαιτήσεων συμμετοχής στη διαδικασία επιλογής. Στη συνέχεια καλείται να ολοκληρώσει κάποια τεστ δεξιοτήτων, ή γενικών, ή ειδικών γνώσεων. Η σταθμισμένη σύνθεση των επιδόσεων των συμμετεχόντων στο σύνολο των κριτηρίων οδηγεί στη δημιουργία μίας βραχείας λίστας υποψηφίων οι οποίοι θα συνεχίσουν στο επόμενο, συνήθως τελικό, στάδιο αξιολόγησης. Παραδοσιακά, το στάδιο αυτό περιλαμβάνει την κλήση τους σε προσωπική συνέντευξη, ξεκινώντας από τους υποψήφιους που κατέλαβαν τις υψηλότερες θέσεις της λίστας έως ότου συμπληρωθεί ο αριθμός των διαθέσιμων θέσεων.

Η Συνέντευξη

Η συνέντευξη διεξάγεται προκειμένου ο φορέας επιλογής να μελετήσει την προσωπικότητα πίσω από τα δικαιολογητικά και τις εξεταστικές επιδόσεις και να εκτιμήσει συναισθήματα, αξίες, απόψεις, αντιλήψεις και λοιπά χαρακτηριστικά του υποψηφίου που τον καθιστούν (α)κατάλληλο για τη θέση που διεκδικεί. Η συνέντευξη αποτελεί πάντα μέρος του προσωπικού σας marketing, και συνεπώς απαιτεί τη βέλτιστη δυνατή προετοιμασία προκειμένου να πείσετε ότι είστε ο ιδανικός υποψήφιος.

Βασικές οδηγίες για ΚΑΘΕ Συνέντευξη

• •Μην προσποιείστε! Να είστε ειλικρινείς στις απαντήσεις σας, πάντα βέβαια εντός ορισμένου πλαισίου. Οι επιτροπές επιλογής έχουν εκπαιδευτεί στη λήψη συνεντεύξεων και θα εκνευριστούν από απόπειρες των υποψήφιων να τους ‘ξεγελάσουν’ ή να τους αποπροσανατολίσουν.

• Χωρίς την κατάλληλη προετοιμασία, μην προσπαθείτε να μπείτε στη σκέψη του interviewer, εικάζοντας τι εννοεί και τι θα ήθελε να του απαντήσετε. Απαντήστε απλά αυτό που πιστεύετε ή νιώθετε σωστό.

• Ανασκοπήστε με προσοχή το περιεχόμενο των εγγράφων (όπως βιογραφικό, και statement of purpose) που καταθέσατε καθώς αναμφίβολα πολλές ερωτήσεις θα εστιάσουν σε στοιχεία του περιεχομένου τους και στις επιφυλάξεις ή προσδοκίες που αυτά δημιουργούν.

• Ενημερωθείτε αν η συνέντευξη στην οποία θα συμμετάσχετε θα είναι ατομική ή ομαδική, συνεργατική ή ανταγωνιστική, καθώς και -αν μπορείτε- για τα χαρακτηριστικά των interviewers και των λοιπών συμμετεχόντων.

• Οι ερωτήσεις κάθε συνέντευξης μπορούν να καταταγούν σε τρεις βασικές κατηγορίες: διερευνητικές, γνωστικές ή τεχνικές, και συμπεριφοράς, οι οποίες παρουσιάζονται αναλυτικά στο βιβλίο μας 'Αντιμετωπίζοντας τα Τεστ Ειδικών Δεξιοτήτων', εκδόσεις Δίσιγμα.

• Με την ολοκλήρωση της συνέντευξης, θα ερωτηθείτε αν έχετε ερωτήσεις να θέσετε. Φροντίστε να έχετε προετοιμάσει δύο-τρεις ερωτήσεις που να δείχνουν το ενδιαφέρον σας για τον φορέα και το γεγονός ότι κάνατε σχετική έρευνα.

• Μην απομνημονεύετε απαντήσεις που έχετε προετοιμάσει. Κατασκευάστε την απάντηση εκείνη τη στιγμή παίρνοντας τον απαραίτητο χρόνο, αλλά όχι υπερβαίνοντας τον και δημιουργώντας αμηχανία.

• Ελέγξτε το άγχος σας στη διάρκεια της συνέντευξης. Με σπάνιες εξαιρέσεις, θα διαπιστώσετε ότι οι interviewers είναι άτομα φιλικά, γνώστες της ψυχολογίας των υποψηφίων και πρόθυμοι να σας βοηθήσουν να υπερβείτε τυχόν προσκόμματα, πραγματικά ή φανταστικά. Μετατρέψετε μία εμπειρία που συνήθως προκαλεί άγχος σε ένα ευχάριστο γεγονός.

• Κάντε υπομονή μέχρι την παραλαβή της απάντησης και στείλτε ένα mail ευχαριστώντας για τη συμμετοχή σας, ασχέτως αποτελέσματος.

• Μην αξιολογείτε τον εαυτό σας με βάση την επίδοσή σας σε μία συνέντευξη και μη μεταφέρετε τα συναισθήματα σας στις επόμενες συνεντεύξεις. Πολλοί παράγοντες, άσχετοι με τις δυνατότητές σας, μπορεί να επηρέασαν την έκβαση της. Αν ήσασταν συνεπείς με τις θέσεις σας και πειστικοί στην επίδειξή τους, αγνοήστε το αποτέλεσμα και συνεχίστε με αυτοπεποίθηση τις προσπάθειές σας.

Βίντεο-συνεντεύξεις και Kira-Talent interview

Η χρήση σύγχρονων ηλεκτρονικών συνεντεύξεων στις διαδικασίες επιλογής ξεκίνησε πριν από μία 15ετία αλλά επιταχύνθηκε με την έλευση της πανδημίας και τη διάδοση της T.N. Η χρήση ασύγχρονων συνεντεύξεων επεκτάθηκε πρόσφατα προκειμένου να εξαλειφθούν τα επαναλαμβανόμενα καθήκοντα, ανθρώπινα λάθη, οι αμφισβητήσεις και η γραφειοκρατία, και να μειωθεί ο χρόνος της διαδικασίας επιλογής.

Η ασύγχρονη συνέντευξη μέσω βίντεο είναι μια αυτοματοποιημένη διαδικασία. Οι υποψήφιοι μαγνητοσκοπούν τις απαντήσεις τους σε ένα σύνολο προκαθορισμένων ερωτήσεων. Οι απαντήσεις υποβάλλονται σε ανάλυση χρησιμοποιώντας αλγορίθμους ΑΙ και μηχανικής μάθησης, καθώς και τεχνολογία αναγνώρισης προσώπου με σκοπό την εκτίμηση της αυτοπεποίθησης των υποψηφίων, τις δεξιότητες επικοινωνίας τους και άλλες παραμέτρους, όπως ένταση φωνής, αυξομειώσεις της ίριδας ή κινήσεις των χεριών και του σώματος. Η εγγραφή ελέγχεται και από υπεύθυνους προσλήψεων

Αντίθετα από τις σύγχρονες, οι ασύγχρονες συνεντεύξεις επιτρέπουν την καταγραφή των απαντήσεων σε ερωτήσεις κοινές για όλους τους υποψηφίους, σε χρόνο και χώρο που θα αυτοί επιλέξουν και χωρίς τη φυσική παρουσία στελεχών του φορέα. Ατυχής συνέπεια η αδυναμία να ανακαλέσετε, να τροποποιήσετε ή να βελτιώσετε μια απάντηση εφόσον αυτή έχει καταγραφεί.

Η διαδικασία παρέχει σημαντικά πλεονεκτήματα στους υποψήφιους καθώς μπορούν να δώσουν τη συνέντευξη σε δικό τους χρόνο και σε οικείο περιβάλλον και να συμμετάσχουν σε διεθνείς διαγωνισμούς ηλεκτρονικά, χωρίς τον κόπο και κόστος μετακινήσεών. Υποψήφιοι με έλλειμμα κοινωνικών δεξιοτήτων θα συναλλαχθούν ανετότερα με μία συσκευή απ’ ό,τι με κάποια αυστηρή επιτροπή. Μπορούν να προετοιμαστούν βιντεοσκοπώντας τον εαυτό τους και ελέγχοντας το βάθος, την ποιότητα περιεχομένου και την δυνατότητα εκφοράς των απαντήσεών τους στον προβλεπόμενο χρόνο προετοιμασίας και διατύπωσης κάθε απάντησης.

Η πλατφόρμα Kira Talent είναι πλέον από τις πιο διαδεδομένες λύσεις για ασύγχρονες συνεντεύξεις. Πανεπιστήμια όπως INSEAD, LBS, Imperial, EDHEC και IESE τη χρησιμοποιούν για να δημιουργούν τη «βραχεία λίστα» των υποψηφίων τους — μια διαδικασία αποτελεσματική για τους οργανισμούς, αλλά συχνά αγχωτική για όσους την αντιμετωπίζουν πρώτη φορά.

Η επιτυχία στην Kira απαιτεί καλό σχεδιασμό και προσεκτική παρουσίαση. Στις επόμενες ενότητες του οδηγού θα βρείτε όσα χρειάζεστε: τι να κάνετε πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη συνέντευξη, μαζί με πρακτικές λίστες DOs & DON'Ts, τύπους ερωτήσεων και οδηγίες για το πώς να διαμορφώνετε ολοκληρωμένες απαντήσεις.

Τα στοιχεία αυτά προέρχονται από το βιβλίο μας όπου και παρουσιάζονται πολύ αναλυτικότερα. Εκεί, θα διαβάσετε και τις κατηγορίες των ερωτήσεων που τίθενται σε συνεντεύξεις επιλογής με πλειάδα παραδειγμάτων και υποδείξεις για το περιεχόμενο των απαντήσεων σας. Μια σύντομη επιλογή τέτοιων ερωτήσεων με σχολιασμό του ζητούμενου καθεμιάς θα βρείτε στην επιλογή Resources του ιστότοπου αυτού.

Πριν την βίντεο-συνέντευξη KIRA

• Ξεκινήστε την προετοιμασία μόλις λάβετε την σχετική πρόσκληση. Ολοκληρώστε τις αναγκαίες ρυθμίσεις στον υπολογιστή σας (όπως την ενεργοποίηση Flash και την απενεργοποίηση adblockers, ειδοποιήσεων και τειχών προστασίας), την επιλογή της καλύτερης δυνατής τοποθεσίας για τη συνέντευξή σας, και -κυρίως- την εξάσκηση με εύστοχες δειγματοληπτικές ερωτήσεις

• Ηχογραφείστε τον εαυτό σας στον υπολογιστή σας και βεβαιωθείτε για τη ποιότητα, ένταση και καθαρότητα του ήχου. Υπολογίστε την ιδανική απόσταση από το μικρόφωνο και την ένταση της φωνής που θα καθιστά τις απαντήσεις σας σαφείς και πειστικές.

• Η συνέντευξη Kira εξετάζει αν διαθέτετε δομημένη σκέψη, ισχυρές επικοινωνιακές δεξιότητες, σωστά κίνητρα και επαγγελματισμό, ώστε να ταιριάξετε στο πρόγραμμα σπουδών. Παρότι οι ερωτήσεις αλλάζουν και προσαρμόζονται σε κάθε πρόγραμμα / πανεπιστήμιο, στηρίζονται όλες σε μία ενιαία λογική. Η στοχευμένη και καθοδηγούμενη εξάσκηση σε παλαιότερα δείγματα θα σας βοηθήσει ουσιαστικά να κατανοήσετε τι ζητείται και να προετοιμαστείτε αποτελεσματικά.

• Ντυθείτε κατάλληλα, όπως θα κάνατε αν συμμετείχατε στη συνέντευξη αυτοπροσώπως. Προτιμήστε άνετα, business casual ρούχα με ουδέτερους τόνους και διαχρονική αισθητική, κατάλληλα για τη θερμοκρασία του χώρου και χωρίς δυνατά χρώματα ή έντονα μοτίβα.

• Επιλέξτε και διαμορφώστε την τοποθεσία και τη θέση. Προσπαθήστε να έχετε ουδέτερο ή επαγγελματικό υπόβαθρο. Ένας κενός, ή λιτά και όμορφα διακοσμημένος τοίχος είναι εντάξει, αρκεί να μην αποσπά την προσοχή. Εφόσον έχετε τον πλήρη έλεγχο της παρουσίασης σας, σκεφτείτε προσεκτικά τις επιλογές σας. Τι υπάρχει στο υπόβαθρό είναι ένδειξη του πως θέλετε να σας βλέπουν!

• Ελαχιστοποιήστε τους θορύβους και τους περισπασμούς. Κλείστε το κινητό σας, ενημερώστε τους οικείους σας να μην σας ενοχλήσουν, και απομακρύνετε το αγαπημένο σας κατοικίδιο. Εάν ζείτε κοντά σε έναν πολυσύχναστο δρόμο, προσπαθήστε να κάνετε τη συνέντευξη εκτός των πολυάσχολων ωρών.

Στη διάρκεια της συνέντευξης Kira

• Ρυθμίστε κατάλληλα τη θέση του υπολογιστή και της κάμερας η οποία θα πρέπει να βρίσκεται ευθεία μπροστά σας, καταγράφοντας ολόκληρο το πρόσωπο σας -ιδανικά το καλό σας προφίλ. Φροντίστε, το πρόσωπό σας να φωτίζεται επαρκώς, κατά προτίμηση από φυσική πηγή φωτός η οποία να είναι μπροστά σας χωρίς όμως να σας τυφλώνει.

• Αξιοποιείστε τη δυνατότητα να κάνετε ένα σύντομο practice test για να εξοικειωθείτε με τη λειτουργία της πλατφόρμας. Το δοκιμαστικό αυτό τεστ είναι ακριβής προσομοίωση του πραγματικού, αλλά περιλαμβάνει πολύ λιγότερες ερωτήσεις και μπορείτε να το επαναλάβετε όσες φορές θέλετε, καθώς ο χρόνος σας δεν θα ξεκινήσει να «τρέχει» μέχρι να ενεργοποιήσετε την επιλογή «Interview».

• Από τη στιγμή της έναρξης καταγραφής της συνέντευξης, ΜΗΝ αποπειραθείτε έξοδο από τη σελίδα, μεταφορά σε προηγούμενη σελίδα, ανανέωση, παύση, ή ότι άλλο, καθώς θα χάσετε οριστικά τον σύνδεσμό -και την δυνατότητα ολοκλήρωσης της συνέντευξης.

• Στην οθόνη παρακολουθείτε σε αντίστροφη μέτρηση τον διαθέσιμο χρόνο διακριτά για την προετοιμασία και κατάθεση της απάντησης σας. Η κάμερα είναι ανενεργή στους νεκρούς χρόνους και ενεργοποιείται μόνο κατά τον χρόνο που δίνετε την απάντησή σας.

• Συμβατικά, μία συνέντευξη Kira διαρκεί μεταξύ 20' και 30’ και περιλαμβάνει 3-6 ηχητικές (πιθανώς και 1-2 γραπτές) ερωτήσεις.

• Αποφύγετε τον πειρασμό να παρακολουθείτε τον εαυτό σας στην οθόνη. Κοιτάζετε στην κάμερα όταν δίνετε τις απαντήσεις σας. Η συνεχής διατήρηση της οπτικής επαφής είναι ζωτικής σημασίας για την παρουσίαση μιας ισχυρής και σίγουρης προσωπικότητας και κάνει τις απαντήσεις σας πιο ελκυστικές και φυσικές.

• Αν σας ρωτήσουν για μια εμπειρία που δεν έχετε, προτιμήστε να το δηλώσετε αντί να επινοήσετε κάτι ή να δώσετε μια άσχετη απάντηση (π.χ. αν πραγματικά δεν χρειάστηκε να υπερασπιστείτε μια μη δημοφιλή άποψη, απλά πείτε το). Ωστόσο, αφού το αναγνωρίσετε αυτό, θα πρέπει να συνεχίσετε να μιλάτε για το τι θα κάνατε αν αντιμετωπίζατε μια τέτοια πρόκληση.

• Κατά την εκφορά των απαντήσεων σας προσέξτε τον τονισμό, την ένταση, τη ταχύτητα, και την έμφαση στον λόγο σας. Η έμφαση επιτυγχάνετε με διακριτικές αυξομειώσεις της έντασης της φωνής και με εύστοχες παύσεις στα κατάλληλα σημεία. Δώστε ιδιαίτερη βαρύτητα στην έναρξη και στη λήξη κάθε πρότασης σας.

• Παρακολουθήστε το ακόλουθο σύντομο αλλά περιεκτικό βίντεο για όλα τα παραπάνω:

Με την ολοκλήρωση της συνέντευξης Kira

• Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας θα πάρετε ένα μήνυμα του τύπου ‘Thank you for taking the KIRA interview’.

• Επαγγελματίες αξιολογητές και συστήματα τεχνητής νοημοσύνης θα αναλύσουν τις απαντήσεις σας ενώ ένα αυτοματοποιημένο σύστημα της εταιρίας Kira Talent θα εξετάσει τις τεχνικές πτυχές των γραπτών απαντήσεων σας, όπως ορθογραφία, γραμματική και συντακτικό.

• Οι απαντήσεις σας (βίντεο και γραπτές απαντήσεις κειμένου) με την αξιολόγηση που συνέλεξαν θα αποσταλούν στο πανεπιστήμιο ή την εταιρία αποδέκτη μαζί με την αξιολόγηση και εισήγηση της KIRA.

• Εσείς δεν θα παραλάβετε αντίγραφο της αξιολόγησης ούτε μπορείτε να αιτηθείτε επανάληψη της διαδικασίας...

DOs and DON'Ts κατά τη βιντεο-συνέντευξη KIRA

• Πάντα να αναφέρεστε στο "γιατί", ακόμα κι αν δεν το ρωτούν ευθέως. Σε ερωτήσεις όπως "Ποιο είναι το τελευταίο βιβλίο που διαβάσατε;" σημαντικό δεν είναι να δηλώσετε απλά έναν τίτλο αλλά να εξηγήσετε τι σας υποκίνησε στην επιλογή του ή/και σε ποιο βαθμό ικανοποίησε τις προσδοκίες σας.

• Να εκφράζετε την απάντησή σας με τρόπο που να τονίζει τι εκτιμάτε, τα κίνητρα πίσω από τις προτιμήσεις σας, το τι μάθατε από τις επιλογές σας. Ενδεικτικά στη προηγούμενη ερώτηση, αναδείξτε με την απάντηση σας αν διαβάζετε γενικώς, το είδος των θεμάτων και ιδεών που σας προσελκύουν, τις ιδιότητες που θέλετε να καλλιεργήσετε στον εαυτό σας κλπ.

• Μέσω της απάντησης σας, επιδείξτε τα βασικά χαρακτηριστικά και τις προσωπικές δεξιότητες σας, ιδιαίτερα αυτές που συνάδουν με τα πρότυπα, ιδιότητες και ιδανικά της σχολής ή του κλάδου όπου θέλετε να ενταχθείτε. Φροντίστε να ενημερωθείτε για τα παραπάνω και εντοπίστε προσωπικές σας εμπειρίες που αποδεικνύουν ότι συμμερίζεστε τις προτεραιότητες αυτές.

• Στις ερωτήσεις για περιορισμούς, αποτυχίες, προκλήσεις και αδυναμίες σας, αναφερθείτε σε κάποια ανεπάρκεια ή αστοχία σας, αναδεικνύοντας όμως τι μάθατε από αυτήν και πως σάς βελτίωσε ως άνθρωπο ή επαγγελματία. Ομοίως, στις ερωτήσεις για τις επιτυχίες, τα επιτεύγματα, τις διακρίσεις και τα δυνατά σημεία σας είναι σημαντικό να τεκμηριώσετε τα λεγόμενα σας και να δείξετε τι διδαχθήκατε από κάθε εμπειρία σας.

• Αποφύγετε τις κοινότυπες, τυποποιημένες απαντήσεις όπως την αναφορά σε 'αδυναμίες' σας που όμως υποκρύπτουν θετικά στοιχεία. Προετοιμάστε κάποια πιο πρωτότυπη και αληθοφανή απάντηση και αναπτύξτε την παραθέτοντας στοιχεία με βάση το μοτίβο STAR (κατάσταση - πρόβλημα – αντίδραση - συνέπειες) διασφαλίζοντας την εκφορά της στον προβλεπόμενο χρόνο.

• Μην χρησιμοποιείτε απαντήσεις που απομνημονεύσατε ή διαβάζετε γραπτές σημειώσεις για να απαντήσετε. Η συγγραφή των ιδεών σας, σάς εμποδίζει να προσαρμόσετε τη ροή του λόγου σας στο συγκεκριμένο πλαίσιο συζήτησης, ενώ η ανάγνωση τους σας κάνει να ακούγεστε σαν να απαγγέλλετε ένα ‘σενάριο’ που απομνημονεύσατε.

• Μην ξεχάσετε να απαντήσετε την κύρια ερώτηση αναλώνοντας όλο το χρόνο στα προκαταρκτικά της! Στο μοντέλο STAR που αναφέραμε, η έμφαση σας είναι στα A και R, όχι στα S και T.

• Μην απαριθμείτε απλώς δραστηριότητες σας χωρίς να τις τεκμηριώνετε και να εξηγείτε γιατί τις θεωρείτε σημαντικές. Δημιουργήστε κάποια "σημεία πλοκής" για κάθε ιστορία ή βασική ιδέα που θέλετε να αναφέρετε, και απομνημονεύστε τα.

• Ομοίως, μην δηλώνετε απλώς ότι κατέχετε ορισμένες ιδιότητες αλλά χρησιμοποιήστε αφήγηση και παραδείγματα ή ποσοτικά δεδομένα για να τις πιστοποιήσετε.

• Μην αποδίδετε ευθύνες για αποτυχίες σας και μην κριτικάρετε ή υποβαθμίζετε τους άλλους προκειμένου να εξυψώσετε τον εαυτό σας. Πρέπει να αποδείξετε ότι είστε ταπεινοί και συλλογικοί – προτεραιότητα σας είναι η συνεργασία για το κοινό καλό και όχι η προσωπική σας προώθηση.

• Μην ανησυχείτε αν ‘σκοντάψετε’ λίγο στην απάντηση σας ή κάνετε λάθος καθώς μιλάτε. Είστε αγχωμένοι και οι αξιολογητές το γνωρίζουν. Αφιερώστε κάποια δευτερόλεπτα, συγκεντρωθείτε και επανακάμψτε χωρίς να εκνευριστείτε. Η ικανότητα αποτελεσματικής ανάκαμψης από μία αστοχία είναι η καλύτερη απόδειξη της προσαρμοστικότητας και των αντοχών σας.

• Μην ζητάτε από τους οικείους σας να αξιολογήσουν την ορθότητα και επάρκεια των απαντήσεων σας -εκτός και αν είναι εκπαιδευτικοί σύμβουλοι. Προτιμήστε επαγγελματίες που δεν θα έχουν πρόβλημα να επισημάνουν τα προβλήματα σας...